Entreprises : comment optimiser votre gestion administrative et gagner du temps ?
Quelles astuces pour optimiser sa gestion administrative ?
Pour optimiser la gestion administrative d’une entreprise, les dirigeants se tournent vers la numérisation de différents services afin de gagner du temps. Cela porte sur la comptabilité ou encore sur la gestion des ressources humaines et autres. L’objectif étant de permettre aux collaborateurs d’atteindre leurs objectifs et d’être au mieux de leurs performances. Comment donc parvenir à cette amélioration de la gestion ?
Digitaliser la comptabilité
En digitalisant la comptabilité, vous pouvez éviter les fraudes à la TVA et contourner les procédures de vérification qui sont souvent chronophages.
D’ailleurs, avec la numérisation qui gagne du terrain, les entreprises se voient contraintes d’accepter les relevés et paiements électroniques qui conviennent mieux aux clients.
Les commerciaux eux-mêmes parviennent à conclure des ventes plus rapidement grâce à une comptabilité digitalisée. Ainsi, ils peuvent vous aider à booster votre chiffre d’affaires.
C’est pourquoi, il est préconisé de se munir de logiciels (vente, achat, paie) pour accélérer le travail et gagner du temps du côté administratif.
Opter pour une meilleure organisation administrative
Si vous voulez optimiser la gestion administrative, vous devez avoir une bonne organisation. Il faut cadrer la gestion administrative en mettant différentes procédures et principes en place. Cette gestion ne doit en aucun cas impacter négativement sur votre chiffre d’affaires.
Revenons-en au numérique. Une étape cruciale de la gestion d’entreprise consiste à classer et à archiver les dossiers et documents en respectant la chronologie. Le classement manuel demande beaucoup de temps et d’espace. Il vaut mieux avoir une base de dossiers numériques et classer les dossiers physiques ailleurs. Ainsi, si vous avez besoin de sortir des données, vous pourrez le faire en quelques clics.
Toujours du côté de l’organisation, pourquoi ne pas mettre un calendrier des échéances en place ? En utilisant un planning pour gérer les rendez-vous avec les clients. Dans cette optique, il faut garder l’œil sur les échéances. En ayant un fichier numérique à portée de main, vous pouvez relancer les impayés assez rapidement. Avoir une visibilité sur ces éléments évite les gros moments de stress.
Contrôler les finances
Ne prenez pas la gestion administrative comme un poids. Elle a aussi du bon, car elle vous permet de garder un œil sur vos finances. Aujourd’hui, les banques vous proposent d’accéder à vos comptes grâce à leur site internet. Ainsi, vous pouvez suivre vos mouvements de trésorerie. Par ailleurs, pour bien maîtriser la trésorerie, il convient de faire un rapprochement bancaire. Grâce à cette technique, vous pouvez maîtriser votre comptabilité et votre solde en banque.
Vous pouvez disposer d’une somme considérable dans votre compte, mais il faut encore prévoir le paiement des cotisations, des fournisseurs et des impayés. Il n’est pas évident de tout avoir en tête. Au moins, les banques font une bonne partie du travail pour vous permettre d’avoir la mainmise sur les finances. Le rapprochement bancaire vous permet de déceler les éventuels vols, erreurs de comptabilisation, commissions…
Déléguer la gestion administrative
En ayant lu ces différents conseils, vous comprenez que la gestion administrative prend du temps et qu’elle requiert des connaissances et des moyens. Vous devez aussi avoir une très bonne organisation. En outre, il faut tenir la comptabilité qui est régie par la loi et qui demande une certaine énergie mentale.
Ceci étant, vous pouvez aussi externaliser la gestion administrative. Dans ce cas, vous pouvez solliciter un cabinet d’expertise. Ce dernier s’occupe d’accompagner les entreprises et d’utiliser des outils qui vont vous faciliter le quotidien.
Notez que certains prestataires peuvent même gérer les échéances sociales et fiscales d’une entreprise. De votre côté, vous profitez de différents avantages que sont :
– Le gain de temps pour votre activité
– L’expertise du cabinet
– Un coût moindre comparé au recrutement du personnel
– Une absence d’erreur et de stress
Une plateforme numérique pour parfaire la transition numérique au service de la gestion administrative
Pour améliorer la gestion administrative, vous pouvez utiliser les outils de gestion à l’exemple de iPaidThat. S’agissant de ce dernier, il faut savoir que c’est un logiciel de comptabilité en ligne. Il s’occupe de gérer les notes de frais, de facturer et de suivre la trésorerie. Ce logiciel convient aux start-up, aux PME ainsi qu’aux TPE. Vous pouvez y accéder depuis un ordinateur, une tablette ou même un smartphone.
iPaidThat propose diverses fonctionnalités dont :
– La tenue de la comptabilité : immédiatement connecté à votre compte bancaire, il vous permet de suivre les flux financiers. Grâce à ce logiciel, vous comparez les factures et les opérations bancaires et vous repérez facilement les manques à gagner.
– La facturation : vous êtes en mesure d’éditer les factures et les devis. Vous pouvez gérer les bons de commande et gérer les factures récurrentes.
– L’accompagnement : ce logiciel de comptabilité est caractérisé par un service client réactif et professionnel qui lui vaut toute sa renommée. Vous accédez aux différents chiffres-clés de vos tableaux de bord.
