Comment déclarer ses Entités Fonctionnelles Assujetties (EFA) ?

Une entité fonctionnelle assujettie au décret tertiaire doit faire l’objet d’une déclaration sur la plateforme OPERAT. Comment se définit une EFA selon le décret tertiaire ? Quelles sont les étapes de déclaration ? Comment s’assurer un encodage juste de l’EFA sur OPERAT pour un calcul d’objectif d’économies d’énergie adapté à la situation de son activité tertiaire ?

À quoi correspondent les entités fonctionnelles assujetties du décret tertiaire (EFA) ?

Dans le contexte du décret tertiaire, une entité fonctionnelle assujettie (EFA) correspond à un établissement dont la surface et les activités entrent dans le cadre d’application de la loi.

En exécution de loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018 (loi Elan), le texte du décret tertiaire, ou dispositif éco-énergie tertiaire, précise les établissements concernés et les exceptions.

Pour rappel, la surface seuil d’assujettissement aux dispositions du décret tertiaire est de 1000 m².

Ainsi, une entité fonctionnelle assujettie peut être :

• un bâtiment tertiaire ou un local d’une surface de plancher égale ou supérieure à 1000 m² accueillant des activités tertiaires, y compris les activités connexes indispensables au fonctionnement de l’établissement ;
• une partie de bâtiment à usage mixte dès que 1000 m² ou plus sont dédiés aux activités tertiaires. Le cas le plus courant est celui d’une usine avec zone administrative ;
• plusieurs bâtiments présents sur un même site ou surface foncière dont le cumul des surfaces dédiées aux activités tertiaires atteint ou dépasse 1000 m². C’est un cas fréquent dans les établissements d’enseignement supérieur.

EFA dans le cadre du décret tertiaire : qui est concerné ?

Tous les bâtiments hébergeant une activité tertiaire d’une surface de plancher supérieure ou égale à 1000 m² représentent des entités fonctionnelles assujetties à une déclaration sur OPERAT.

Ainsi, les propriétaires bailleurs et occupants, ainsi que les locataires de ces surfaces sont concernés par des déclarations EFA sur la plateforme OPERAT.

À titre d’exemple, il peut s’agir de :

• bureaux ou siège social d’une entreprise ;
• surfaces commerciales ;
• établissements scolaires universitaires ;
• centres sportifs ;
• établissements de soins ;
• etc.

Déclarer chaque année les consommations des EFA au décret tertiaire assure le respect de la législation en vigueur pour les exploitants tout en contribuant à une diminution des coûts opérationnels.

Quelles informations renseigner sur OPERAT concernant les EFA avant la déclaration ?

Lors de la déclaration d’une EFA sur OPERAT, l’assujetti renseigne :

• les informations propres à son établissement, telles que le type d’activité et les données administratives comme un SIRET pour une entreprise. Pour faciliter la déclaration des EFA, la plateforme OPERAT est connectée au système national d’identification et du répertoire des entreprises et de leurs établissements (base SIRENE de l’INSEE) ;
• les données relatives à l’EFA, comme la qualité de l’assujetti (et les données du propriétaire si l’assujetti est locataire), sa localisation dans le bâtiment tertiaire et les informations cadastrales. À noter que le propriétaire du bâtiment tertiaire doit aussi indiquer un nom pour l’établissement et un numéro de lot ;
• les informations propres à l’activité de l’EFA, à savoir la nature de l’activité tertiaire (administrative, commerciale, médicale, etc.), la surface de plancher allouée à chaque activité tertiaire si plusieurs sont combinées, la référence des compteurs d’énergie, la date de début d’activité ainsi que le conditionnement des surfaces.

Lors de la déclaration de l’EFA sur OPERAT, les informations relatives à l’activité et aux consommations seront à mettre à jour chaque année.

À noter que les consommations d’énergie dans le tertiaire sont à séparer en deux catégories :

• les consommations d’énergie au sein des locaux de l’entité fonctionnelle assujettie ;
• les consommations annexes dont les usagers de l’EFA profitent (ascenseurs, parkings, communs, etc.).

De manière facultative, l’assujetti peut compléter les données d’intensité d’usage pour que OPERAT calcule un objectif d’économies d’énergie plus pertinent en fonction des informations du terrain. Les données d’intensité d’usage peuvent par exemple préciser un taux d’occupation des bureaux par période de l’année ou le nombre de postes de travail par locaux.

Comment se déroule la déclaration des EFA sur OPERAT ?

Une déclaration d’entité fonctionnelle assujettie sur OPERAT s’articule en 6 étapes indispensables pour répondre aux exigences du décret tertiaire et connaître l’objectif propre à chaque activité.

1) Définition du statut du déclarant des EFA sur OPERAT

En premier lieu, le déclarant doit renseigner sa qualité d’assujetti vis-à-vis de l’entité fonctionnelle déclarée :

• propriétaire occupant ;
• propriétaire bailleur ;
• preneur à bail ou occupant.

Ensuite, le type de bâtiment est à indiquer :

• bâtiment exclusivement à usage tertiaire, en précisant s’il s’agit d’une unique entité fonctionnelle (cas 1a) ou de plusieurs entités fonctionnelles en multi occupations (cas 1 b) ;
• locaux à usage mixte sous forme de lots  ;
• ensemble de bâtiments tertiaires appartenant au même site ou à la même unité foncière.

2) Choix de l’établissement assujetti

Le choix de l’établissement assujetti est réalisé facilement grâce à un menu déroulant proposant plusieurs options.

En cas de doute, des filtres permettent de trier selon la raison sociale de l’EFA, la nature de l’identifiant ou encore l’identifiant lui-même.

Peu d’erreurs sont possibles, mais la vérification de la concordance de l’adresse de l’entité fonctionnelle assujettie au décret tertiaire avec les autres données s’impose.

Cette opération est à réaliser pour chaque EFA sur OPERAT.

3) Période de reporting des données EFA

Le cadre du reporting des données de consommations d’énergie de l’EFA est fixé à une période annuelle de 12 mois consécutifs.

Lors de la déclaration de l’EFA sur OPERAT, il convient ainsi d’indiquer le jour et le mois de début des relevés pour un calcul automatique sur une période d’un an.

La date de début peut différer du début de l’activité et reste à l’appréciation du déclarant assujetti.

4) Point de mi-parcours

L’étape 4 s’apparente davantage à une phase de vérification. Dénommée « occupation », elle permet de contrôler toutes les informations préalablement saisies.

Au point de mi-parcours apparaît le cadre « syndic ou prestataire mandaté ». Cette information est facultative et peut être complétée ultérieurement.

5) Dénomination de l’identifiant unique bâtimentaire (IUB)

Comme son nom l’indique, l’identifiant unique bâtimentaire (IUB) caractérise de façon unique chaque bâtiment composant l’entité fonctionnelle assujettie au décret tertiaire. Un déclarant en obtient un ou plusieurs selon sa situation.

L’IUB se compose des données cadastrales de la parcelle accueillant l’EFA :

• préfixe ;
• section ;
• numéro de parcelle ;
• dénomination du bâtiment (libre) ;
• numéro de lot (libre).

Pour obtenir un identifiant unique bâtimentaire juste, se munir d’un relevé cadastral récent relatif à la parcelle de l’activité concernée avant d’entamer la déclaration de l’EFA sur OPERAT s’impose.

Dans le cas d’une EFA répartie au sein de plusieurs bâtiments, un IUB par bâtiment peut être créé. De même, pour une activité tertiaire assujettie au décret tertiaire présente sur plusieurs étages d’un bâtiment mixte, un IUB par étage peut être demandé.

6) Vérification des informations enregistrées

Comme pour la phase de mi-parcours, l’étape 6 correspond au récapitulatif de toutes les informations transmises.

Une fois les données validées et l’enregistrement effectué, le déclarant revient sur l’écran initial de déclaration des EFA sur OPERAT.

L’entité fonctionnelle assujettie apparaît désormais dans la liste des EFA déclarées conformément aux exigences du dispositif éco-énergie tertiaire.

À quelles sanctions s’attendre en l’absence de déclaration des EFA sur OPERAT ?

En cas de non-transmission des données de consommations d’énergie par l’assujetti, le préfet concerné transmet une mise en demeure accordant un délai légal de 3 mois pour s’y astreindre.

En cas de non-respect des obligations de déclaration des EFA sur OPERAT, des amendes pouvant atteindre 7500€ pour les entreprises et 1500€ pour les personnes physiques sont prévues.

Pourquoi se faire accompagner pour déclarer ses EFA relatives au décret tertiaire ?

OPERAT met à disposition des déclarants un guide utilisateur pour faciliter le renseignement des informations de l’EFA et s’assurer une déclaration rigoureusement juste.

Toutefois, l’accompagnement par un bureau d’études qualifié apporte de précieux conseils en amont de la déclaration pour utiliser OPERAT à son plein potentiel et se diriger vers la sobriété énergétique.

Une bonne prise en main de la plateforme garantit à chaque exploitant d’une activité tertiaire la conformité des données transmises et l’amélioration de l’efficacité énergétique de son entreprise.

Alexandra Stoecklin

Diplômée d'un master en environnement, Alexandra a exercé pendant quinze ans dans des bureaux d'études techniques.

Depuis 4 ans, elle est rédactrice web spécialisée sur les sujets liés à l'énergie et l'environnement. Passionnée par les enjeux de la transition énergétique, elle associe sa plume à son expertise pour rédiger des contenus qui répondent aux enjeux des entreprises.