La mission de l’AMO achat électricité ou gaz naturel

La mission de l’AMO est d’accompagner l’acheteur public dans ses achats d’énergie afin d’atteindre les 3 objectifs suivants :

  • Obtenir les meilleures conditions : Garantir la performance technique et économique du marché d’achat d’électricité ou de gaz naturel.
  • Sécuriser le marché : prise en compte des contraintes juridiques de l’achat public afin d’assurer la légalité des marchés (contrôle de la préfecture) et d’éviter les recours
  • Faire gagner du temps aux services : l’AMO se charge de tâches qui peuvent être très fastidieuses et chronophages : la préparation de l’appel d’offre, rédaction du DCE, analyse des offres…L’assistance d’un AMO permet de limiter le temps passé par les services de la collectivité dans la gestion de l’appel d’offre.

Les qualités d’un bon AMO achat électricité ou gaz naturel

Pour pouvoir accompagner un client public dans ses achats d’énergie, l’AMO doit disposer a minima des deux compétences suivantes :

  • Une expertise forte en matière d’achat d’énergie et de fonctionnement des marchés de l’énergie.
  • Une connaissance approfondie des modalités et des règles de la commande publique.

Au-delà de ces deux compétences, l’AMO doit être mesure d’apporter son savoir-faire et son expérience des marchés publics d’énergie :

  • Border la consultation et l’ensemble des problématiques
  • Questionnement pour aider à prendre les décisions stratégiques
  • Apporter des retours d’expériences et des éléments de comparaison
  • Connaissance des évolutions de marché de l’énergie et de la réglementation
  • Connaissance des acteurs publics : prise en compte des contraintes de la réglementation et de l’organisation transversale (services techniques/juridiques/financiers) et politique de l’acheteur (et l’importance d’associer les élus dans la prise de décision)
  • Connaissance des acteurs du marché : comprendre les positionnements, contraintes et marges de manœuvre des fournisseurs d’énergie

L’AMO doit également avoir développé une solide méthodologie et des outils informatiques pour gérer la consultation : du recueil des besoins à l’analyse des offres dans un délai court.

Le déroulé de la mission de l’AMO achat d’électricité ou de gaz

Une mission complète d’AMO achat d’électricité et de gaz comprend la réalisation des tâches écrites ci-après. Bien évidemment, l’acheteur public a le choix de confier tout ou partie de ces tâches à l’AMO.

Analyse des besoins et recueil des données

Il s’agit de de déterminer le périmètre de la consultation : liste des sites et compteurs concernés, recueil des données de consommation de chaque site auprès des gestionnaires de réseau, analyse et fiabilisation des données. Cela permettra ensuite d’établir le bordereau des sites de la consultation. La fiabilisation des données techniques est un point important pour que les consultations se fassent dans les meilleures conditions et pour s’assurer la bonne mise en œuvre du marché.

Définition de la stratégie d’achat

L’objectif est de choisir les meilleures solutions afin de garantir la performance technique et économique du marché d’achat d’énergie. La stratégie d’achat doit intégrer les contraintes légales, techniques, administratives et financières à la consultation. L’acheteur d’énergie doit pouvoir prendre conscience des avantages et inconvénients de chaque choix. La définition de la stratégie d’achat permet d’écrire la feuille de route opérationnelle de la consultation et le planning associé.

Sans que cette liste soit exhaustive, la stratégie d’achat doit traiter les questions suivantes :

  • Choix de la procédure et du type de marché
  • Allotissement éventuel
  • Durée du marché
  • Structure et type de prix. Clause de variations du prix
  • Capacité de faire varier le périmètre et engagement de consommation
  • Energie verte et prise en compte des objectifs de développement durable de la collectivité
  • Espace client
  • Modalités de facturation et services de gestion
  • Critères d’analyse et règles de notation des candidats

L’élaboration du DCE (Dossier de consultation des Entreprises)

L’AMO élabore les pièces techniques et administratives du marché. On peut citer notamment :

  • Le bordereau des sites
  • Le cahier des clauses techniques et administratives particulières (CCAP/CCTP))
  • La publicité du marché
  • Le règlement de consultation
  • L’acte d’engagement
  • Le bordereau des prix ou la décomposition générale des prix forfaitaires (DGPF)

Assistance en phase consultation et analyse des candidatures et des offres

L’AMO peut assister l’acheteur dans la réponse aux questions des fournisseurs candidats, en en cohérence avec les limites précisées au sein du règlement de la consultation.

L’AMO réalise ensuite l’analyse des candidatures et des offres reçues pour l’accord-cadre et les marchés subséquents. Cela consiste notamment à :

  • Valider l’ensemble des pièces des candidatures et des offres, et en vérifier la conformité par rapport au dossier de consultation et à la réglementation en vigueur ;
  • Analyser et comparer les offres et procéder à la notation selon les critères convenus.
  • Être en appui technique lors de la CAO

Une fois le fournisseur choisi, l’AMO peut aider l’acheteur à établir les documents de notification des marchés et d’information des candidats non retenus.

Suivi de marché

L’AMO peut également être missionné pour accompagner la collectivité tout au long du marché :

  • Assistance à la mise en place du marché et suivi de la bascule en cas de changement de fournisseur ;
  • Veille réglementaire ;
  • Suivi de l’évolution des prix de marchés et appui dans les opérations de fixation ;
  • Vérification de la facturation ;
  • Analyse des éventuels avenant et changement de prix ;
  • Bilan de facturation ;
  • Résolution des éventuels problèmes d’exécution du marché.

Ainsi, l’AMO, en réalisant tout ou partie de la consultation et en accompagnant à chaque étape l’acheteur public, permet d’optimiser et de sécuriser le marché et de faire gagner beaucoup de temps à l’acheteur public.

Combien coûte la mission d’un AMO achat d’électricité ou de gaz naturel

Le prix d’une mission de l’AMO dépend bien sur de la complexité de la consultation à réaliser : volume, nombre de sites, achat simple ou groupement de commande, type de marché, accompagnement global ou partiel. Selon les différents cas, le coût d’intervention de l’AMO varie généralement entre 2000 € et 30000 €.

Cette fourchette très large s’explique par la diversité des situations et des budgets énergie des acteurs publics. De quelques milliers d’euros pour les petites collectivités à plusieurs millions d’euros annuel pour les grandes collectivités ou groupement de commande.
Toutefois, de façon générale, si l’AMO est efficace, le gain économique réalisé grâce à son accompagnement rentabilise rapidement le coût de la mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage.