Contrats d’exploitation et de maintenance : définition et objectifs
Un contrat d’exploitation de maintenance offre à une copropriété un suivi consciencieux de ses équipements tout en réduisant les coûts de fonctionnement. Un contrat de chauffage contribue également à rendre le bâtiment plus performant et économe. Mais quel marché choisir selon les caractéristiques de sa copropriété ? P1, P2, P3, quels postes de facturation ajouter ? Et quelles clauses intégrer pour éviter de mauvaises surprises ?
Qu’est-ce qu’un contrat d’exploitation et de maintenance ?
Dans le cadre de la gestion d’une copropriété, un contrat d’exploitation et de maintenance désigne un accord entre la copropriété et un prestataire de services pour :
- la maintenance régulière des installations et des équipements collectifs ;
- leur réparation ;
- leur gestion.
Ces contrats visent les techniques communes, principalement le chauffage et la production d’eau chaude sanitaire (ECS). Ils peuvent également concerner des équipements comme la climatisation ou l’électricité, voire les ascenseurs.
Quelles sont les obligations légales relatives à l’entretien d’une chaufferie ?
Établir un contrat d’exploitation et de maintenance est optionnel au sein d’une copropriété, tandis que l’entretien de la chaufferie est obligatoire. L’arrêté du 24 juillet 2020 modifie les arrêtés du 15 septembre et du 2 octobre 2009 qui fixaient le cadre réglementaire relatif à l’entretien annuel des chaudières dont la puissance nominale est comprise entre 4 et 400 kW, respectivement entre 400 kW et 20 MW. Cet arrêté apporte des recommandations quant à la vérification de la chaufferie et de toute l’installation de chauffage, ainsi que des conseils d’usage pour réduire les consommations d’énergie.
Contrat d’exploitation et de maintenance : quels sont ses principaux objectifs ?
Définir correctement les termes des contrats d’exploitation et de maintenance offre plusieurs garanties à la copropriété sous réserve d’opter pour les postes de facturation et les clauses adéquats.
Garantir le bon entretien des équipements de la copropriété
Le contrat d’entretien garantit que les installations et équipements communs sont entretenus régulièrement pour assurer leur bon fonctionnement et réduire les risques de pannes ou d’accidents.
En outre, cet accord contribue à ce que toutes les installations respectent les normes et réglementations en vigueur. La copropriété évite ainsi des sanctions pour non-conformité, voire une mise à l’arrêt des équipements, tout en garantissant le confort et la sécurité des occupants.
Enfin, le contrat d’exploitation garantit une intervention rapide et efficace en cas de dysfonctionnement ou de panne.
Réduire le montant des charges de copropriété en lien avec l’entretien
Grâce à la maintenance préventive incluse dans un contrat de chauffage, les coûts imprévus liés aux réparations d’urgence sont minimisés. A
En outre, la durée de vie d’une chaufferie bien entretenue s’allonge, ce qui retardera les dépenses de remplacement.
Améliorer la performance énergétique du bâtiment
En accord avec les objectifs de la loi climat et résilience, les consommations d’énergie sont optimisées à travers un suivi régulier du fonctionnement des équipements techniques communs de la copropriété.
À chaque entretien, le technicien s’assure que les équipements fonctionnent à leur plein potentiel en consommant le moins d’énergie possible.
En ce sens, établir un contrat d’exploitation et de maintenance en copropriété contribue à améliorer la performance énergétique globale du bâtiment.
En bref, contrairement à un contrat d’entretien classique, le contrat d’exploitation et de maintenance implique l’atteinte d’un résultat.
Postes de facturation P1 P2 P3 P4 P5 : que comprennent-ils ?
Un contrat d’exploitation et de maintenance comprend un ou plusieurs postes de facturation, c’est-à-dire des prestations incluses. Rémunération de la fourniture d’énergie, des prestations de maintenance ou du renouvellement des matériels, chaque poste apporte des garanties de résultat supplémentaires.
Le poste de facturation P1
Le poste P1 de facturation couvre la fourniture d’énergie transformée ou de combustible par l’exploitant.
En intégrant à un contrat le poste P1 de facturation, la copropriété n’a pas à gérer la partie administrative de l’approvisionnement en énergie.
En outre, l’exploitant bénéficie souvent de tarifs d’achat de l’énergie attractifs puisqu’il achète de grands volumes.
Un contrat de chauffage intégrant un P1 est-il pertinent en copropriété ?
La prestation de fourniture et de gestion de l’énergie est facultative pour les copropriétés. En effet, comparer les offres et passer par un fournisseur d’énergie peut offrir des tarifs encore plus intéressants.
Le poste de facturation P2
Le poste P2 fait référence à la rémunération des prestations de maintenance et au petit entretien.
Ce sont les services offerts basiquement par un chauffagiste et tous les contrats d’exploitation comprennent un poste de facturation P2.
Pour cette prestation, l’exploitant réalise plusieurs missions :
- surveillance et entretien annuel des installations couvertes par le contrat ;
- maintenance préventive des équipements de chauffage ;
- mise en service et dépannage des équipements collectifs de chauffage et d’ECS ;
- vérification de la température adéquate dans les locaux chauffés.
Attention ! Un contrat d’exploitation composé uniquement du poste P2 offre une obligation de moyen et non de résultat. Il ne contribue pas à améliorer l’efficacité énergétique du bâtiment.
Le poste de facturation P3
Le poste P3 correspond à une garantie totale qui couvre les prestations de gros entretien et de renouvellement des équipements.
C’est une sorte d’assurance qui garantit un remplacement rapide des équipements en cas de panne, de casse, mais aussi de dommages liés à l’usure.
Pour ce poste de facturation, la copropriété décide de couvrir ou non certaines installations.
Pour les copropriétés de moins de 50 lots, le poste P3 est facultatif, car les travaux peuvent souvent être pris en charge sur le compte du « fonds travaux ».
Le poste de facturation P4
Le poste de facturation P4 intervient lors d’importants travaux de rénovation à réaliser sur la chaufferie, mais aussi sur le gros œuvre, pour une mise en conformité par exemple.
Il s’applique lorsque les travaux ou les réparations ne sont pas couverts par une clause de garantie totale, ou si la copropriété n’est pas en mesure de financer les travaux.
Dans ce cas, l’entreprise qui prend à sa charge les travaux restera propriétaire des équipements pendant toute la durée du contrat.
Qu’est-ce que la loi Warsmann sur l’emprunt collectif ?
La loi du 22 mars 2012, dite loi Warsmann, offre la possibilité au syndicat des copropriétaires de souscrire un emprunt bancaire collectif (article 103) pour financer des travaux dans la copropriété. Ainsi, le poste P4 est parfois jugé comme abusif, car d’autres solutions s’offrent à la copropriété pour payer ses travaux et en rester propriétaire : MaPrimeRénov’ Copropriété, la prime énergie pour copropriété, etc.
Le poste de facturation P5
Le poste P5 d’un contrat d’exploitation complète le poste P3, voire P2, lorsque les prestations d’intervention ne sont pas couvertes par ces deux garanties, ou tout simplement si le contrat de maintenance ne contient pas de P3.
Un devis est établi pour chiffrer les travaux à réaliser avant exécution par le prestataire de service.
Quels sont les différents types de contrats d’exploitation pour une copropriété ?
Lorsque les différentes prestations sont connues, choisir le type de contrat de maintenance devient plus simple. Chaque marché présente des spécificités et contient certaines prestations de base, tandis que d’autres sont optionnelles (P3, P4 et P5).
Le marché « prestation et forfait »
Le marché « prestation et forfait », dit PF, comprend uniquement le poste de facturation P2 lié à l’entretien et à la maintenance des installations.
C’est la solution la plus basique, la moins onéreuse et la plus courante.
Pour éviter toute négligence de l’exploitant, la copropriété vérifiera les clauses du contrat de chauffage et les pénalités en cas de non-respect des engagements.
Le marché « forfait »
Comme son nom l’indique, le marché « forfait », dit MF, présente un coût forfaitaire déterminé au moment de la souscription du contrat d’exploitation et de maintenance.
Toutefois, ce montant reste indexé sur les variations du prix de l’énergie.
Intégré ou non à un diagnostic technique global, un audit énergétique préalable permet de mieux estimer les consommations énergétiques du bâtiment pour ajuster ce coût forfaitaire.
Ces contrats d’une durée de 8 ans ne sont presque plus souscrits de nos jours.
Le marché « température »
Proche du forfait MF avec intégration du P1 et du P2, le marché « température », dit MT, reste forfaitaire, mais le prix de l’énergie s’adapte en fonction des conditions climatiques.
En ce sens, le forfait MF est plus intéressant et équitable pour une copropriété.
Le marché « comptage »
Le marché « comptage », dit MC, considère les consommations réelles de chauffage pour déterminer son prix et comprend un poste de facturation P2.
Dans ce contrat de maintenance, le rendement de l’équipement de chauffage est considéré et le prix unitaire de l’énergie utile, c’est-à-dire la chaleur, est contractualisé.
Le marché « combustible et prestation »
Le marché CP pour « combustible et prestation » prévoit la vente par l’exploitant et par unité de mesure d’un combustible stockable, c’est-à-dire du fioul, du bois ou du propane, à la copropriété. C’est un contrat avec prestations P1 et P2.
À noter que le combustible est géré par l’exploitant, mais c’est bien la copropriété qui en est propriétaire.
Comme pour le contrat MC, le coût du contrat se base sur les consommations réelles.
Quelle est la durée d’un contrat d’exploitation ?
La durée légale des différents types de contrats d’exploitation est indiquée dans le Code de l’énergie article L241-3. Tous les contrats ont une durée maximale de 5 ans (5 saisons complètes de chauffe) qui peut être étendue à 16 ans lorsqu’ils intègrent un poste de facturation P3 ou P4. Néanmoins, le contrat MF peut s’étendre sur 8 saisons complètes de chauffe, car il comporte une clause de paiement de combustible forfaitaire et indépendante des conditions climatiques.
Pour y voir plus clair rapidement, ce tableau reprend les différents types de contrats et les postes de facturation correspondants.
| Marché PF | Marche MF | Marché MT | Marché MC | Marché CP | |
| P1 | ❎ forfait | ❎ selon conditions climatiques | ❎ selon les consommations réelles | ❎ combustible stockable vendu avant chaudière | |
| P2 | ❎ forfait | ❎ forfait | ❎ forfait | ❎ forfait | ❎ forfait |
| P3 | Option | ||||
| P4 | Option | ||||
| P5 | Option | ||||
Sans évoquer les clauses particulières personnalisant chaque contrat de chauffage, ce tableau met en évidence 30 combinaisons possibles en fonction des options choisies (sans option / +P3 / +P3, P4 et P5 / +P3 et P4 / +P4 et P5 / +P3 et P5).
Le choix du contrat et des postes de facturation conditionnera l’atteinte des objectifs de la copropriété.
Cette décision avisée mérite d’être prise en concertation avec un consultant en efficacité énergétique. Cet expert saura appréhender les besoins du bâtiment et de ses occupants pour un contrat d’exploitation et de maintenance pertinent garantissant la longévité des équipements et leur performance énergétique.
Comment choisir son contrat de maintenance en copropriété ?
Copropriété de 4 lots ou hébergeant de multiples activités et exploitants, les besoins diffèrent, tout comme les enjeux.
La détermination des postes de facturation se réalise avant le choix du type de contrat de chauffage et dépend :
- de la taille de la copropriété ;
- de la qualité attendue des services techniques d’entretien et de maintenance ;
- de la réactivité souhaitée lors d’une intervention ;
- des objectifs de la copropriété ;
- des techniques présentes dans le bâtiment ;
- du coût de chaque contrat.
Tous les contrats intègrent le poste de facturation P2, tandis que P3, P4 et P5 sont en option. Ainsi, le choix du contrat dépend principalement de la nature de P1.
Voici un récapitulatif des avantages et inconvénients de chaque contrat d’exploitation pour un choix averti.
| Marché PF | Marche MF | Marché MT | Marché MC | Marché CP | |
| Avantages | – Simple et peu coûteux – Intéressant si la copropriété connait ses consommations – Énergie achetée par la copropriété directement | – Budget prévisible pour une gestion facilitée | – Budget prévisible pour une gestion facilitée – Prise en compte de la contrainte climatique | – Ne sont payées que les consommations réelles – Les efforts de sobriété énergétique des usagers de la copropriété sont valorisés | – Idéal quand les consommations varient beaucoup avec des changements d’exploitants ou une saisonnalité des activités |
| Inconvénients | – Consommations à vérifier en interne – Faible implication de l’exploitant si le contrat a été mal négocié – Pas de prévisions | – Aucune valorisation des économies réalisées – Peu avantageux dans les régions douces, car les conditions climatiques ne sont pas considérées | – Aucune valorisation des économies réalisées | – Budget plus difficile à prévoir – Prendre en compte le coût des compteurs et de leur entretien | – Prévision impossible – Surveillance des consommations indispensables |
Mais le choix du contrat de chauffage et des postes de facturation ne constitue pas une finalité. Pour un contrat parfaitement adapté, la copropriété doit faire ajouter plusieurs clauses indispensables, notamment la clause d’intéressement.
Pourquoi ajouter des clauses spécifiques au contrat choisi ?
Les clauses d’un contrat de chauffage permettent d’offrir certaines garanties à la copropriété quant aux résultats attendus. Elles ne doivent pas être négligées lors de la rédaction du contrat.
La clause d’intéressement
La clause d’intéressement encourage les économies d’énergie tout en limitant le surcoût en cas de surconsommation.
Cette clause implique une renégociation du contrat si les écarts sont très importants entre les objectifs et la réalité.
L’ancienneté de la chaufferie impacte-t-elle le choix du contrat d’exploitation ?
Dans le cas d’une installation de chauffage récente, la copropriété peut s’engager sur des consommations énergétiques modérées. Dans ce cas, le marché « température » avec intéressement (MTI) est le plus pertinent. Si les consommations restent imprévisibles, le marché « combustible et prestation » demeure le plus adapté.
La clause du rapport annuel d’exploitation
Avec la clause de transmission d’un rapport annuel d’exploitation, la copropriété dispose d’un document de synthèse annuel qui lui permet de faire le point sur les actions effectivement menées par l’exploitant.
La pertinence du choix des postes de facturation peut également être vérifiée.
La clause de pénalité
Cette clause est primordiale pour la copropriété.
En effet, si l’exploitant ne respecte pas les termes du contrat, il devra payer des pénalités à la copropriété.
La clause d’évolutivité
Avec la clause d’évolutivité, en cas de remplacement d’un équipement, c’est la meilleure technologie disponible au moment de la panne qui est mise en place.
Cette clause évite à la copropriété de se retrouver avec des équipements obsolètes ou énergivores.
Peut-on renégocier un contrat de chauffage ?
C’est possible et même recommandé ! Les tarifs peuvent être renégociés à l’échéance du contrat, lors d’un changement de système de chauffe ou dans le cas d’une rénovation globale du bâtiment. Des clauses peuvent aussi être ajoutées ou retirées.
Quelles sont les autres solutions pour améliorer l’efficacité énergétique d’une copropriété ?
Les contrats d’exploitation et de maintenance contribuent à une meilleure gestion des dépenses en lien avec l’énergie au sein d’une copropriété.
Avant même de souscrire à un contrat de chauffage, d’autres solutions rendent un bâtiment plus économe :
- choix d’un contrat d’énergie adapté aux consommations de la copropriété ;
- travaux d’isolation thermique de la copropriété ;
- remplacement d’une ancienne chaudière, voire mise en place d’une pompe à chaleur adaptée aux besoins du bâtiment ;
- installation d’une ventilation performante ;
- etc.
Ces travaux peuvent s’intégrer dans le plan pluriannuel des travaux et être budgétisés de façon à ne pas trop peser sur les charges de la copropriété.
En outre, des aides à la rénovation énergétique en copropriété existent pour améliorer la performance des bâtiments et réduire les consommations d’énergie à moindres frais.
Choix d’un contrat d’exploitation et de maintenance, d’une offre énergie ou de travaux de rénovation énergétique, l’accompagnement par un expert en efficacité énergétique s’avère indispensable pour prendre des décisions avisées et rentables.