Combien de temps garder ses factures EDF ?
En matière de gestion administrative, les factures EDF sont des papiers importants pour une entreprise. Il s’agit en effet de documents comptables. C’est pourquoi, vous devez les conserver précieusement. Mais combien de temps êtes-vous obligés de les garder ? Dans quels cas devez-vous présenter vos factures de gaz et d’électricité EDF ? Est-ce utile de conserver les factures lors d’un changement de fournisseur d’énergie ?
Combien de temps doit-on conserver les factures EDF pro ?
Les factures EDF pro doivent être gardées pendant 10 ans. Il en va de même pour les factures des autres fournisseurs d’électricité. Comme vous l’explique Bercy sur son site internet : « les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales telle que les bons de commande, les bons de livraison… doivent être conservés 10 ans ». Le non-respect de la conservation de ces pièces administratives peut entraîner des sanctions financières.
Si vous avez souscrit un contrat d’électricité ou de gaz pro chez EDF, il vous faut impérativement garder une trace de vos factures d’énergie. Il en va de même pour les factures d’eau, la téléphonie, ou encore les contrats d’assurance. En effet, cela fait partie de vos obligations légales.
À noter
Chaque fois que vous recevez une facture EDF, pensez à vérifier que les données relatives à votre entreprise sont exactes. Cela facilitera le travail de votre comptable ainsi que vos échanges avec l’administration fiscale.
Pourquoi garder les factures EDF professionnelles ?
Les entreprises pour des raisons comptables et fiscales, doivent absolument garder leurs factures émises par le fournisseur EDF. Toutefois, au-delà de la réglementation, la conservation des factures peut s’avérer très utile pour les professionnels. Cela peut en effet leur permettre de faire des économies sur leurs dépenses en électricité et en gaz.
Répondre à une obligation légale vis-à-vis de l’administration fiscale
Vos factures de gaz et d’électricité sont des pièces comptables. Elles correspondent à une dépense professionnelle. Or, toutes les dépenses et rentrées d’argent de votre entreprise doivent être justifiables devant les autorités publiques. Vous devez donc conserver un certain nombre d’années toutes vos factures EDF. Elles vous seront demandées en cas de contrôle fiscal. Cela s’applique aussi si vous avez un contrat chez un autre fournisseur d’énergie.
Suivre ses dépenses et sa consommation d’énergie
Outre l’aspect légal, le fait de conserver vos factures EDF vous permet d’observer l’évolution de vos consommations d’électricité et de gaz. Vous pouvez ensuite plus facilement établir un budget énergie pour votre entreprise.
De plus, elles peuvent vous servir de « baromètre » au moment de souscrire un nouveau contrat de gaz ou d’électricité. En effet, vous pourrez plus facilement comparer les fournisseurs d’énergie pro en mettant en balance le prix de l’abonnement et du kWh.
Optimiser fiscalement ses dépenses en électricité et en gaz
Sur vos factures d’énergie EDF, sont mentionnées les taxes sur l’électricité et le gaz. C’est obligatoire. Or, comme le fait savoir le ministère de l’Economie « Le code des douanes prévoit différents cas d’exonérations, d’exemptions et de taux réduits, pour certaines utilisations de l’électricité (TICFE), du gaz naturel (TICGN) ou du charbon (TICC) ».
En général, ces dispositions concernent des profils industriels et des gros consommateurs d’énergie. Si votre entreprise est éligible mais n’avait pas fait la demande d’exonération, il est possible d’obtenir un remboursement de taxes. Pour cela, il vous faudra bien évidemment envoyer la facture au service des douanes ainsi que le formulaire CERFA correspondant.
Bon à savoir : optimiser vos factures d’énergie à l’aide d’un courtier
Un courtier en énergie, comme Opéra Energie peut vous aider à optimiser vos factures énergétiques. Celui-ci vous aidera à obtenir le remboursement des trop-perçus envoyés à l’administration fiscale et à réduire vos factures d’électricité à venir.
Sous quel format garder mes factures EDF ?
Pour être valides, les factures pro EDF doivent être conservées sous format papier, à condition d’être lisibles, ou électronique. Inutile donc d’imprimer toutes les factures, vous pouvez les garder sur les serveurs informatiques de votre entreprise. L’important est de pouvoir les présenter à l’administration fiscale.
Où trouver les factures EDF de mon entreprise ?
Conformément à ce qui est demandé par le fisc, EDF propose deux formats de factures pour les consommateurs pros :
- Une facture électronique ;
- Une facture papier.
En fonction du choix fait par votre entreprise, vous pourrez vous procurer les factures de différentes manières.
Retrouver ses factures électroniques dans l’espace client EDF
Pour les clients professionnels ayant opté pour une facture dématérialisée, retrouver sa facture est très facile. Il suffit de vous rendre sur votre espace client EDF et de cliquer sur la rubrique intitulée « Factures ». Puis, appuyez sur « Visualiser les dernières factures et gérer les règlements ». Vous y trouverez toutes vos factures EDF de gaz et d’électricité. Et pour que vous ne loupiez rien, chaque fois qu’il édite une facture, EDF vous fait parvenir un mail.
Ces documents resteront disponibles en ligne pendant 3 ans. Au-delà de cette période, ils seront supprimés. Pensez donc à en faire une copie.
Opter pour des factures au format papier
Les pros peuvent aussi faire le choix de recevoir la facture EDF papier. Elle sera donc envoyée chaque mois par voie postale à l’adresse de vos locaux. Dans ce cas, il appartient à l’entreprise de bien classer ces papiers.
Bon à savoir
Depuis le 12 novembre 2020, en vertu de la loi PACTE, les fournisseurs de gaz et d’électricité ne sont plus obligés de recueillir le consentement préalable de leurs clients pour l’envoi de factures dématérialisées. Cela s’applique aux consommateurs « non domestiques ayant souscrit une puissance électrique égale ou inférieure à 36 kilovoltampères (kVA) ou consommant moins de 30 000 kilowattheures (kWh) de gaz naturel par an » et aux particuliers. Cela ne veut pas dire que vous êtes obligés d’accepter la facture digitale. Sur demande, vous pouvez recevoir votre facture sous format papier.
Dois-je garder les factures EDF suite à un déménagement professionnel ?
Oui, le déménagement d’entreprise ne change rien en matière de réglementation fiscale. Comme stipulé dans ce guide, les factures constituent des justificatifs. Elles doivent pouvoir être présentées au Fisc pendant dix ans, et ce, même si votre entreprise déménage. Prévoyez donc la conservation des factures. Un déménagement implique forcément une résiliation de votre contrat EDF et la souscription d’un nouveau contrat. Prévenez donc en amont EDF afin d’entamer les démarches dans les meilleurs délais.
Bien souvent, le déménagement est l’occasion de se pencher sur sa fourniture d’énergie. Si vous changez de fournisseur de gaz ou d’électricité, pensez bien à télécharger toutes vos factures EDF. En effet, votre compte professionnel sera supprimé quelques temps après la résiliation du contrat. Vos factures pourraient donc se perdre et engendrer un trou dans votre comptabilité.
Comment demander un duplicata de votre facture EDF Entreprises ?
Vous avez perdu une facture de gaz ou d’électricité ? Pour récupérer cette pièce manquante, vous pouvez faire une demande de duplicata en ligne sur votre espace client EDF. En revanche, cette prestation n’est pas gratuite. Des frais de duplicata vous seront facturés par EDF. Si vous n’êtes plus client du fournisseur, nous vous invitons à contacter le 3022 et à faire part de votre demande au service client EDF.