Checklist déménagement entreprise : toutes les démarches
Selon le déménageur FADDEM, « une entreprise réalise un déménagement en moyenne tous les 3 à 5 ans. » Bien que fréquents, ces changements d’adresse ne sont pas toujours faciles à organiser pour les professionnels. Comment organiser le déménagement de son entreprise ? Quelles sont les formalités à accomplir ? Les étapes à respecter ? Pour vous aider, voici la checklist du déménagement d’entreprise !
Comment bien préparer son déménagement d’entreprise ?
Un déménagement d’entreprise ne peut pas s’improviser. Avant de commencer à entamer les démarches pour déménager, il convient de faire un point sur votre bail actuel et vos besoins d’entreprise. Ensuite, il faudra mandater quelqu’un pour chercher les nouveaux locaux.
Faire le point sur le contrat de bail
Le bail est un contrat qui vous lie à un propriétaire. Il existe différents types de baux pour les professionnels et entreprises :
- Le bail commercial ou bail « 3 6 9 » qui engage le propriétaire et le locataire sur une période de 3, 6 ou 9 ans. C’est le plus fréquent. ll peut être résilié moyennant un préavis de 6 mois ;
- Le bail professionnel pour l’exercice d’une activité libérale. Conclu pour une durée de 6 ans, il peut également être résilié avec un préavis de 6 mois ;
- Le bail mixte pour les biens à vocation de logement servant aussi de locaux pour l’activité professionnelle. Signé pour un délai de 3 à 6 ans, une résiliation peut s’opérer avec un préavis de 3 mois.
Pour bien organiser votre déménagement, il faudra donc tenir compte de ces délais de résiliation du bail. Il est conseillé de s’y prendre assez tôt pour mettre fin au bail dans les temps et éviter de payer deux loyers.
Dresser la liste des caractéristiques du bureau idéal
Ensuite, faites le point sur vos attentes et celles de vos salariés et représentants du personnel, vis-à-vis de vos nouveaux locaux. Il faut regarder :
- Le budget dont vous disposez ;
- le secteur géographique qui vous intéresse ;
- la superficie des locaux ;
- les services et aménagements désirés (conciergerie, terrasse, cuisine, etc.) ;
- Vos obligations légales. Par exemple, certains bâtiments tertiaires doivent être aménagés pour recevoir des personnes à mobilité réduite ;
Une fois que vous avez dressé le « portrait » de vos locaux idéaux, vous pourrez commencer vos recherches.
Confier la recherche de locaux à un professionnel : est-ce obligatoire ?
Non, vous pouvez choisir de chercher vos locaux en interne. Toutefois, le plus simple reste de confier la recherche à des professionnels. Pour préparer votre déménagement d’entreprise, pensez à faire appel à un agent immobilier ou un mandataire immobilier.
Ces professionnels se chargeront de réaliser pour vous la recherche. Ils vous permettront également d’accéder à des annonces exclusives ou « off-market ».
Déménagement d’entreprise : résilier le bail
Vous avez trouvé de nouveaux locaux ? Il est donc temps de résilier votre bail. Pour cela, il y a plusieurs manières de procéder :
- Envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception à votre bailleur ;
- Faire une demande de résiliation par acte d’huissier.
Signer le bail de vos nouveaux locaux professionnels
Le bail commercial est assorti de mentions obligatoires. Avant de le signer vous devrez penser à vérifier que sont mentionnés :
- l’identité et l’adresse de chacune des parties ;
- L’usage qui sera fait du local ;
- Le montant du loyer ;
- Les charges ;
- La caution ou le dépôt de garantie ;
- Le mode de règlement (virement, chèque, etc.) ;
- la durée du bail ;
- les conditions de résiliation.
En plus, le propriétaire ou bailleur doit fournir à l’entreprise les documents suivants :
- un état des risques naturels et technologiques ;
- un diagnostic amiante ;
- les travaux réalisés les 3 dernières années ainsi que les travaux à venir ;
- un diagnostic de performance énergétique (DPE). Celui-ci permettra à l’entreprise locataire d’estimer la consommation d’énergie des locaux.
Déménagement du siège social : attention aux statuts !
Comme le fait savoir le site du service public « Le déménagement du siège social constitue une modification statutaire de l’entreprise, car il conduit à modifier l’adresse du siège figurant aux statuts. Cette modification statutaire doit résulter d’une décision préalable prise par les organes de la société détenant le pouvoir ».
En général, il faudra tenir une assemblée générale au cours de laquelle, le changement d’adresse devra être approuvé. Sous un délai d’un mois, il faudra faire paraître dans un journal d’annonces légales (JAL) l’adresse du nouveau siège et de l’ancien. Enfin, il faudra prévenir de ce transfert administratif, le greffe du tribunal de commerce dont vous dépendez.
Déménagement pro : gérer les contrats d’énergie
Un déménagement implique également une gestion des contrats d’électricité, de gaz et d’eau. Comment faire ?
Résilier les contrats d’électricité et de gaz
Pour commencer vous devrez procéder à la résiliation de votre contrat d’électricité et le cas échéant de gaz. Il suffit de prévenir votre fournisseur (si vous en avez un unique pour les deux énergies), ou vos deux fournisseurs (s’ils sont distincts pour l’électricité et le gaz. Afin de résilier vos contrats, vous devrez vous munir des documents suivants :
- Votre numéro de Point de Livraison (PDL) pour l’électricité ;
- Votre numéro de Point de Comptage et d’Estimation (PCE) pour le gaz, le cas échéant ;
- L’index des compteurs ;
- La date de résiliation souhaitée ;
- Le motif de résiliation, à savoir le déménagement ;
- Votre nouvelle adresse pour recevoir la facture de clôture.
Pour cela, vous pouvez contacter votre fournisseur :
- Via votre espace client ;
- Par téléphone ;
- Par lettre recommandée avec accusé de réception.
La dernière option est la plus préconisée. Vous garderez une preuve de votre démarche vis-à-vis du fournisseur.
Déménagement d’entreprise : souscrire un contrat d’électricité et ou de gaz adapté
Après la résiliation, il faudra souscrire un nouveau contrat. Afin de trouver l’offre d’électricité la plus adaptée à vos besoins, le mieux reste de comparer les fournisseurs d’électricité et de gaz pro.
Déménagement pro : comparer les contrats d’énergie
Certains fournisseurs commercialisent du gaz et de l’électricité ensemble. On appelle ces contrats « offres duales ». Elles sont parfois plus économiques et permettent de n’avoir qu’un seul interlocuteur en matière d’énergie. Avant le déménagement pro, n’hésitez pas à faire appel à un courtier en énergie pour vous renseigner.
Une fois votre choix arrêté sur un fournisseur, vous pourrez souscrire. Vous aurez besoin :
- De vos numéros de PDL / PCE (si vous avez le gaz) ;
- Du relevé des index de compteur(s) ;
- D’un RIB si vous choisissez de payer par prélèvement automatique.
Si l’électricité et / ou le gaz sont déjà en service dans vos nouveaux bureaux, le processus est fini. Sinon, à la fin de la souscription, votre fournisseur vous proposera un rendez-vous de mise en service du compteur électrique avec Enedis, ou de gaz avec GRDF, gestionnaires des réseaux d’électricité et de gaz.
Si vous bénéficiez d’un compteur Linky, l’ouverture du compteur se fera à distance et dans les 24 heures. Dans le cas inverse, elle impliquera le déplacement d’un agent Enedis. Cette opération peut intervenir sous 5 à 10 jours ouvrés. De même si vous bénéficiez d’un compteur Gazpar pour le gaz.
Déménagement pro : le contrat d’eau
Contrairement au marché de l’électricité et du gaz, l’eau n’est pas un secteur ouvert à la concurrence. La compétence est laissée aux collectivités publiques qui la délèguent souvent à un organisme privé (syndicat, entreprise, etc.). Il faudra donc prévenir votre fournisseur d’eau (Veolia, Suez, etc.) de votre départ en lui faisant parvenir un courrier.
Ensuite contactez le nouvel organisme dont vous dépendez pour ouvrir votre compteur d’eau. Vous aurez besoin de préciser :
- La date du déménagement de l’entreprise ;
- L’adresse des bureaux ;
- Le relevé du compteur d’eau ;
- Un RIB.
Déménagement pro : gérer la box et téléphonie
Il est souvent possible de conserver son numéro de téléphone et sa box internet. Il faudra simplement prévenir votre fournisseur d’accès internet (FAI) et lui demander la portabilité.
Bien entendu, le déménagement est aussi l’occasion de changer de fournisseur. Vous pouvez tout à fait comparer les offres de fourniture internet et téléphonie et vous tourner vers un nouvel opérateur. Pensez d’abord à regarder les conditions d’engagement de votre contrat.
Quid des assurances ?
Lorsque vous déménagez, il est important de prévenir votre compagnie d’assurance pour être couvert en cas de sinistre. Il faudra donc informer votre assureur de votre départ pour faire évoluer le contrat d’assurance du local commercial. En fonction des caractéristiques de vos nouveaux bureaux, les primes pourront être révisées.
Informer l’administration publique et le fisc
Votre déménagement doit être notifié aux différentes administrations auxquelles vous pouvez avoir affaire :
- L’URSSAF ;
- Votre Service des Impôts des Entreprises (SIE) ;
- Les caisses de retraite ;
- Pôle emploi, etc.
Cela vous permettra d’être en règle auprès des autorités publiques.
Modifier les contrats de vos salariés
Le déménagement de l’entreprise peut entrainer une modificiation des contrats de travail de l’entreprise. Si une clause de mobilité figure dans les contrats ou si l’entreprise déménage au sein d’une même zone géographique, les salariés sont dans l’obligation de suivre l’entreprise.
En l’absence de clause de mobilité, le salarié doit donner son accord ou peut disposer d’un licenciement économique. Faites un point avec les équipes RH pour faciliter le déménagement pour vos salariés.
Prévenir la Poste du déménagement d’entreprise
Dernière démarche administrative : organisez le suivi du courrier avec la Poste. Vous pouvez faire la demande en ligne ou en vous rendant à un bureau de Poste. Le courrier sera réexpédié et vous serez sûr de ne louper aucune correspondance importante.
Logistique : comment organiser votre déménagement d’entreprise ?
Une fois les formalités passées, il faut s’intéresser à la logistique, à savoir les cartons et le transport. Avant d’acheter les cartons, commencez par faire le tri. Pour minimiser les frais de déménagement, il faudra se débarrasser de tout le superflu. Si certains meubles et objets n’ont pas lieu d’être dans les futurs locaux, préférez les donner à des associations ou les revendre.
Cartons de déménagement : comment s’en procurer ?
Vous pouvez acheter des cartons neufs ou recyclés sur internet ou auprès d’entreprises de déménagement. Pour engager une démarche RSE, vous pouvez aussi réutiliser les cartons d’emballage envoyés par vos fournisseurs et prestataires. Vous ferez ainsi des économies.
Transport : faire appel à des déménageurs ou louer une camionnette
- Enfin, pour le transport, vous pouvez vous même louer une camionnette et gérer le déménagement en interne. Cette solution est souvent plus économique mais elle implique de se pencher sur des questions d’assurance. Que se passe-t-il si un salarié se blesse en portant un carton, par exemple ?
Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez faire appel à une entreprise de déménagement. Des déménageurs professionnels assureront le transport et l’installation des meubles. Pour trouver les moins chers, faites une demande de devis déménagement à plusieurs prestataires.
Un déménagement écologique d’entreprise, c’est possible !
Pour limiter le bilan carbone lié au transport des camions, vous pouvez organiser un déménagement en vélo. Certaines structures sont spécialisées en la matière. Comme le précise le fournisseur d’électricité verte Ekwateur, « Afin de vous faire aider, n’hésitez pas à faire appel à une société d’économie sociale et solidaire spécialisée en la matière ou une association. On peut penser à des services de déménagement comme « Carton Plein » ou « Tout en Vélo » ». C’est l’opportunité d’effectuer un déménagement écologique et solidaire !
Nettoyer les anciens bureaux
Après le déménagement, pensez à faire le nettoyage des anciens bureaux pour les rendre dans un état impeccable au bailleur. Vous pouvez engager une société professionnelle.
Aménager les nouveaux bureaux
Enfin, il faut aménager les nouveaux bureaux. Pour que ceux-ci soient conformes aux attentes de vos équipes et aux normes de sécurité au travail, le plus simple est souvent de confier la tâche à une agence d’architecture d’intérieur ou à des ergonomes.